Die Kontaktaufnahme mit der Mediatorin erfolgt on-line oder mit einem per Post übermittelten Schreiben, wobei der Fall so klar wie möglich dargestellt werden muss und Unterlagen zum Nachweis beizulegen sind. Wenn es sich um eine gebührenpflichtige Verwarnung handelt, muss der Kunde die Umstände so genau wie möglich darstellen und die Punkte, die er nicht akzeptiert, möglichst präzise erläutern.